4.4 Kaji Ulang Permintaan Tender dan Kontrak

4.4 Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak
4.4.1 Laboratorium harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk kaji ulang permintaan, tender dan kontrak. Kebijakan dan prosedur untuk melakukan kaji ulang yang berkaitan dengan kontrak pengujian dan/atau kalibrasi harus memastikan bahwa:
a) persyaratan, termasuk metode yang akan digunakan, ditetapkan, didokumentasikan dan dipahami sebagaimana mestinya (lihat 5.4.2);
b) laboratorium mempunyai kemampuan dan sumber daya untuk memenuhi persyaratan;
c) metode pengujian dan/atau metode kalibrasi yang sesuai dipilih dan dapat memenuhi persyaratan pelanggan (lihat 5.4.2).

Perbedaan apapun antara permintaan, tender dan kontrak harus diselesaikan sebelum pekerjaan dilakukan. Setiap kontrak harus disetujui oleh laboratorium dan pelanggan. 

CATATAN 1 Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak sebaiknya dilakukan secara praktis dan efisien, dan pengaruh aspek keuangan, legal dan jadwal waktu sebaiknya juga diperhitungkan. Untuk pelanggan internal kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dapat dilakukan dengan cara yang disederhanakan.

CATATAN 2 Kaji ulang kemampuan sebaiknya menetapkan bahwa laboratorium mempunyai sumber daya fisik, personel, dan informasi yang diperlukan, dan bahwa personel laboratorium mempunyai ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk melakukan pengujian dan/atau kalibrasi yang dimaksud. Kaji ulang dapat juga mencakup hasil yang diperoleh dari partisipasi terdahulu dalam uji banding antar laboratorium atau uji profisiensi dan/atau program pelaksanaan uji coba atau kalibrasi yang menggunakan bahan acuan yang nilainya sudah diketahui untuk menentukan ketidakpastian pengukuran, batas deteksi, batas kepercayaan, dan sebagainya.

CATATAN 3 Suatu kontrak dapat berupa persetujuan tertulis atau lisan untuk memberikan jasa pengujian dan/atau kalibrasi kepada pelanggan.

4.4.2 Rekaman kaji ulang, termasuk setiap perubahan yang berarti, harus dipelihara. Rekaman hasil diskusi yang penting dengan pelanggan, berkaitan dengan persyaratan pelanggan atau hasil pekerjaan selama periode pelaksanaan kontrak harus dipelihara.

CATATAN Untuk kaji ulang tugas rutin dan sederhana lainnya, pencantuman tanggal dan identifikasi (misalnya paraf) dari personel laboratorium yang bertanggung jawab melaksanakan pekerjaan yang dikontrakan dianggap memadai. Untuk tugas rutin yang berulang, kaji ulang perlu dilakukan hanya pada tahap awal permintaan atau pada saat kontrak diberikan untuk pekerjaan rutin yang sedang dikerjakan di bawah persetujuan umum dengan pelanggan, asalkan persyaratan pelanggan tidak berubah. Untuk tugas pengujian dan/atau kalibrasi yang baru, rumit atau lanjut, sebaiknya rekaman yang lebih komprehensif dipelihara. 

4.4.3 Kaji ulang harus juga mencakup setiap pekerjaan yang disubkontrakkan oleh laboratorium.
4.4.4 Penyimpangan apapun dari kontrak harus diinformasikan kepada pelanggan.
4.4.5 Jika suatu kontrak perlu diamandemen setelah pekerjaan mulai dilakukan, proses kaji ulang kontrak yang sama harus diulang dan setiap amandemen harus dikomunikasikan dengan semua personel yang terkait.