4.13 Pengendalian rekaman

4.13 Pengendalian rekaman

4.13.1 Umum

4.13.1.1 Laboratorium harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pengumpulan, pemberian indek, pengaksesan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman mutu dan rekaman teknis. Rekaman mutu harus mencakup laporan audit internal dan kaji ulang manajemen, laporan tindakan perbaikan dan laporan tindakan pencegahan.

4.13.1.2 Semua rekaman harus dapat dibaca dan harus disimpan dan dipelihara sedemikian rupa sehingga mudah didapat bila diperlukan dalam fasilitas dengan lingkungan yang sesuai untuk mencegah terjadinya kerusakan atau penurunan mutu rekaman dan untuk mencegah agar tidak hilang. Waktu penyimpanan rekaman harus ditetapkan.

CATATAN Rekaman dapat dalam berbagai bentuk media, misalnya cetakan atau media elektronik.

4.13.1.3 Semua rekaman harus terjaga keamanan dan kerahasiaannya.

4.13.1.4 Laboratorium harus mempunyai prosedur untuk melindungi dan membuat cadangan (back up) rekaman yang disimpan secara elektronik dan untuk mencegah akses dan amandemen yang tidak berwenang terhadap rekaman tersebut.

4.13.2 Rekaman teknis

4.13.2.1 Laboratorium harus menyimpan selama periode tertentu rekaman pengamatan asli, data yang diperoleh dan informasi yang cukup untuk menetapkan suatu jejak audit (audit trail), rekaman kalibrasi, rekaman staf dan salinan dari setiap laporan pengujian atau sertifikat kalibrasi yang telah diterbitkan. Rekaman setiap pengujian atau kalibrasi harus berisi informasi yang cukup untuk memudahkan, jika mungkin, identifikasi berbagai faktor yang mempengaruhi ketidakpastian dan untuk memungkinkan pengujian atau kalibrasi diulang dalam kondisi yang mendekati kondisi aslinya. Rekaman tersebut harus mencakup identitas personel yang bertanggung jawab untuk melakukan pengambilan contoh (sample), pelaksanaan setiap pengujian dan/atau kalibrasi dan pengecekan hasil.

CATATAN 1 Dalam bidang tertentu boleh jadi tidak mungkin atau tidak praktis untuk menyimpan rekaman semua pengamatan asli.

CATATAN 2 Rekaman teknis adalah akumulasi data (lihat 5.4.7) dan informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan pengujian dan/atau kalibrasi dan yang mengindikasikan mutu atau parameter proses tertentu telah dicapai. Rekaman tersebut dapat mencakup formulir, kontrak, lembar kerja, buku kerja, lembar pengecekan, catatan kerja, grafik pengendalian, laporan pengujian dan sertifikat kalibrasi eksternal dan internal, catatan pelanggan, makalah dan umpan balik.

4.13.2.2 Pengamatan, data dan perhitungan harus direkam pada saat pekerjaan dilaksanakan dan harus diidentifikasi ke pekerjaan asalnya.

4.13.2.3 Bila terjadi kesalahan dalam rekaman, setiap kesalahan harus dicoret, tidak dihapus, dibuat tidak kelihatan atau dihilangkan, dan nilai yang benar ditambahkan di sisinya. Semua perbaikan pada rekaman yang demikian harus ditandatangani atau diparaf oleh personel yang melakukan koreksi. Bagi rekaman yang disimpan secara elektronis, tindakan yang sepadan harus dilakukan untuk mencegah hilang atau berubahnya data asli.